Smulkiame versle automatizavimas dažniausiai pradedamas nuo to, kas įdomiausia. Rezultatas – įrankiai, kurie veikia, bet nieko nepakeitė.
Teisinga tvarka yra kita ir ji nustatoma ne nuomone, o keturiais skaičiais.
Kokia užduotis tinka automatizuoti
Automatizavimui tinkama užduotis atitinka keturis požymius vienu metu: ji kartojasi reguliariai, jos rezultatas kaskart toks pat, ji atliekama pagal aiškias taisykles ir jos atlikimas užima matuojamą laiko kiekį. Jeigu bent vieno požymio nėra, automatizavimas dažniausiai sukuria daugiau darbo, nei pašalina – nes kiekvieną išimtį vis tiek tenka spręsti žmogui. Būtent dėl to pirmiausia automatizuojamos nuobodžiausios, o ne sudėtingiausios užduotys.
Keturi skaičiai, kurių reikia
- Kiek valandų per mėnesį užima užduotis.
- Kiek kainuoja viena darbo valanda įmonėje, įskaitant mokesčius.
- Kiek kainuoja sprendimas – įranga arba prenumerata plius įdiegimas.
- Kiek liks rankinio darbo po automatizavimo.
Ketvirtasis skaičius pamirštamas dažniausiai, o jis dažnai sugriauna visą skaičiavimą. Sprendimas, kuris pašalina septyniasdešimt procentų darbo, nėra tas pats, kas pašalinantis visą.
Kaip atrodo paprastas skaičiavimas
Paimkime nedidelės įmonės teritorijos priežiūrą.
| Rodiklis | Rankinis darbas | Automatizuotas |
|---|---|---|
| Laikas per mėnesį | 12 val. | 1 val. priežiūros |
| Darbo kaina | 12 × valandos įkainis | 1 × valandos įkainis |
| Vienkartinė investicija | 0 | įrangos kaina |
| Papildomai | benzinas, technikos priežiūra | elektra, sezoninis servisas |
Atsipirkimo laikas apskaičiuojamas padalijus investiciją iš mėnesinio sutaupymo. Jeigu gaunama daugiau nei trisdešimt šeši mėnesiai, sprendimą verta atidėti – per tokį laikotarpį pasikeis arba technologija, arba pats poreikis.
Kur smulkus verslas laimi daugiausiai
Praktikoje kartojasi tos pačios sritys.
Sąskaitos ir apskaita. Automatinis dokumentų srautas atlaisvina daugiausiai valandų per mėnesį.
Susirašinėjimas su klientais. Ne pokalbių pakeitimas, o šablonai ir priminimai.
Registracija ir grafikai. Vieta, kur dingsta daugiausiai skambučių.
Teritorijos ir patalpų priežiūra. Sritis, kurioje darbas kartojasi kas savaitę ir nekuria pridėtinės vertės.
Paskutinė sritis dažniausiai automatizuojama vėliausiai, nors joje skaičiavimas paprasčiausias – ten laikas matuojamas tiesiogiai.
Kai teritorija yra dalis paslaugos
Kaimo turizmo sodyboms, viešbučiams, autoservisams, gamykloms ir biurų pastatams aplinka nėra dekoras – ji yra pirmasis dalykas, kurį mato klientas.
Tvarkinga teritorija reikalauja reguliaraus darbo, o ne kartinių akcijų. Todėl įstaigose vis dažniau pasirenkamas ne didesnis technikos vienetas kartą per savaitę, o mažesnis, dirbantis kasdien. Tokioje logikoje Vejos robotai tampa pastoviu fonu: vejos aukštis nesikeičia visą sezoną, o tos dvylika valandų iš lentelės grįžta darbuotojui.
Sąlyga viena: teritorija turi būti tinkama. Statūs šlaitai, dideli aukščių skirtumai ir daug kliūčių turinčios erdvės reikalauja atskiro įvertinimo prieš sprendimą.
Ko automatizuoti nereikia
Yra trys atvejai, kai atsakymas beveik visada neigiamas.
Pirma – kai procesas dar nenusistovėjęs. Automatizavus chaotišką procesą gaunamas greitesnis chaosas.
Antra – kai užduotis atliekama retai. Kartą per ketvirtį atliekamas darbas neverta įdiegimo laiko.
Trečia – kai užduotyje svarbiausia yra santykis. Pardavimo pokalbis, derybos ir skundo sprendimas veikia geriau su žmogumi.
Kaip pradėti, kad nepavirstų projektu
Veikia principas „viena užduotis per ketvirtį”.
Pasirenkama viena aiški užduotis, jai skiriamas ribotas biudžetas ir nustatoma data, kada bus vertinamas rezultatas. Po ketvirčio žiūrima į tą patį skaičių, nuo kurio pradėta: kiek valandų dabar užima ta pati užduotis.
Šis metodas lėtesnis nei bandymas pakeisti viską iš karto, tačiau jis turi vieną privalumą – kiekvieną kartą matomas rezultatas, o nepavykęs bandymas kainuoja vieną ketvirtį, ne metus.
Kur slepiasi paslėptos automatizavimo išlaidos
Skaičiavimas dažniausiai griūva ne dėl įrangos kainos.
Prie jos prisideda įdiegimas, darbuotojų mokymas, perėjimo laikotarpis, kai dirbama abiem būdais vienu metu, ir priežiūra. Programinės įrangos atveju atsiranda dar viena eilutė – prenumerata, kuri auga kartu su naudotojų skaičiumi.
Praktinis patarimas: prie apskaičiuotos investicijos pridėti maždaug trečdalį. Jeigu skaičiavimas ir tada rodo prasmę, sprendimas tvirtas.
Kaip pasiruošti darbuotojų reakcijai
Automatizavimas beveik visada iš pradžių sukelia įtampą, ir priežastis suprantama.
Žmonės girdi ne „mažiau nuobodaus darbo”, o „mažiau darbo apskritai”. Todėl svarbu iš anksto pasakyti, kur keliauja atlaisvintas laikas – į kokybę, į klientus, į profilaktiką.
Antras dalykas praktinis: geriausiai veikiantys sprendimai dažniausiai ateina iš tų pačių žmonių, kurie tą darbą atlieka. Jie tiksliai žino, kuri dalis kartojasi.
Kaip įvertinti rezultatą po pusmečio
Vertinimas turi remtis tuo pačiu rodikliu, nuo kurio pradėta, kitaip vertinama nuojauta.
Praktinė seka: prieš diegimą užfiksuojamos valandos, po pusmečio jos permatuojamos ta pačia metodika. Prie to pridedami du dalykai – kiek kartų sprendimas neveikė ir kiek laiko užėmė jo paties priežiūra.
Dažnas rezultatas būna toks: laiko sutaupyta mažiau, nei tikėtasi, bet darbas tapo tolygesnis. Antrasis efektas versle dažnai vertingesnis už pirmąjį, nes išnyksta pikai, kurie anksčiau griaudavo savaitės planą.
Kada verta samdyti, o ne automatizuoti
Trečias variantas dažnai pamirštamas, nors kartais jis pigiausias.
Jeigu užduotis kartojasi, bet apimtis nedidelė, dažnai paprasčiau ją perduoti išorės paslaugų teikėjui nei diegti savo sprendimą. Apskaita, teritorijos priežiūra, valymas ir dalis techninių darbų smulkiame versle beveik visada pigiau nusiperkami nei atliekami savomis pajėgomis.
Riba nubrėžiama pagal apimtį. Kol darbo yra kelios valandos per mėnesį, laimi paslauga. Kai jo susikaupia kasdien, skaičiavimas pasisuka į automatizavimo pusę.
Skaičius, nuo kurio verta pradėti šįvakar
Savaitę pasižymėkite, kiek laiko užima trys labiausiai kartojamos užduotys jūsų versle.
Trys skaičiai popieriaus lape dažniausiai pasako tiksliai, ką automatizuoti pirmiausia – ir beveik niekada tai nebūna tai, apie ką galvota iš pradžių.
