Startuolis gavo pirmą investiciją. Dizaino studija persikelia iš namų į nuomojamas patalpas. Mažas verslas auga ir jau nebepakanka dviejų stalų svetainėje. Situacijos skirtingos, bet klausimas tas pats: kaip sukurti darbo erdvę, kuri atrodytų profesionaliai, veiktų efektyviai ir nekainuotų tiek, kiek pati nuoma?
Klaida, kurią daro daugelis – bando kopijuoti didžiųjų įmonių biurus. Google stiliaus poilsio zonos, „open space” su dešimtimis darbo vietų, dizaineriniai baldai iš katalogų. Rezultatas – per didelis biudžetas pirmajai dienai ir erdvė, kuri neatitinka tikrųjų poreikių.
Pradėkite nuo funkcijų, ne nuo baldų
Prieš atidarant katalogą reikia atsakyti į kelis klausimus. Kiek žmonių dirbs? Ar visi dirbs vienu metu, ar dalimi laiko? Kokio tipo darbas – komandinis ar individualus? Ar reikia susitikimų erdvės klientams? Ar reikia tylios zonos susikaupimui?
Atsakymai formuoja erdvės planą, o planas diktuoja, kokių baldų reikia. Ne atvirkščiai. Penki žmonės, dirbantys individualiai, reikalauja kitokios erdvės nei penki žmonės, kurie nuolat bendradarbiauja prie bendro projekto.
Ką būtina turėti nuo pirmos dienos
Kiekvienai darbo vietai – stalas ir kėdė. Tai skamba banaliai, bet būtent čia daugiausiai taupoma – ir būtent čia taupyti nereikėtų. Darbuotojas, kuris sėdi ant blogos kėdės prie per žemo stalo, dirba prasčiau ir jaučiasi blogiau. Tai ne filosofija – tai ergonomika.
Kokybiški biuro baldai nereiškia „brangiausi baldai”. Tai reiškia baldus, kurie atitinka darbo pobūdį ir yra tinkamai pritaikyti žmogaus kūnui. Vidutinės klasės ergonominė kėdė ir stabilus stalas tinkamo aukščio – tai pakankamas pagrindas efektyviai darbo vietai.
Susitikimų erdvė – jei priimate klientus ar reguliariai rengiame komandinius pasitarimus, jai reikia atskiros zonos. Tai gali būti paprasčiausias stalas su keturiomis kėdėmis, bet svarbu, kad ši zona būtų vizualiai atskirta nuo darbo vietų.
Saugojimo sprendimai – spintelės, lentynos, stalčiai. Popierius, dokumentai, asmeniniai daiktai – visa tai turi turėti savo vietą. Biuras be saugojimo sistemos per mėnesį virsta chaosu.
Ko galima atsisakyti pradžioje
Poilsio zonos su sofa ir žaidimų konsolę – jei komandoje penki žmonės, poilsio zona yra virtuvė su kavos aparatu. Nebūtina kopijuoti Silicon Valley nuo pirmos dienos.
Dizaineriniai aksesuarai – augalai, paveikslai ir dekoracijos gali palaukti. Pirma – funkcionalumas, paskui – estetika.
Individualūs kabinetai – mažai komandai atskiri kabinetai yra erdvės švaistymas. Atviresnė planuotė su akustiniais sprendimais veikia geriau.
Apšvietimas – nepamirštas elementas
Daugelis pirmojo biuro įkūrėjų visą dėmesį skiria baldams ir pamiršta apšvietimą. Tačiau blogas apšvietimas – per tamsus, per ryškus ar su mirksėjimo efektu – sukelia akių nuovargį, galvos skausmą ir sumažina produktyvumą ne mažiau nei bloga kėdė. Kiekvienai darbo vietai reikia individualaus stalinio šviestuvo ir bendro kambario apšvietimo, kuris neakina ir nekuria šešėlių ant ekrano.
Biudžeto orientyrai
Vienai darbo vietai – kėdė, stalas, monitorius, apšvietimas – realus biudžetas yra nuo keturių šimtų iki aštuonių šimtų eurų. Penki darbo vietos – du–keturi tūkstančiai. Pridėkite susitikimų erdvę ir bendrąsias zonas – bendra suma penkių žmonių biurui realiai svyruoja nuo trijų iki šešių tūkstančių eurų.
Tai nemaža suma, bet ji yra vienkartinė investicija, kuri tarnauja trejus–penkerius metus. Per tą laikotarpį ji kainuoja mažiau nei vieno darbuotojo mėnesinis atlyginimas. Kontekstas svarbu.
Pirmas biuras neturi būti tobulas. Jis turi būti funkcionalus, patogus ir turėti erdvę augti. Visa kita galima pridėti vėliau.
Biuras yra erdvė, kurioje žmonės praleidžia trečdalį savo gyvenimo. Padaryti ją patogią ir funkcionalią nėra prabanga – tai atsakomybė prieš save ir savo komandą. Ir gera žinia ta, kad tai neturi kainuoti daugiau, nei galite sau leisti – reikia tik žinoti, kur investuoti pirmiausia ir kur galima palaukti.
